La digitalisation des notes de frais, la fin du cauchemar

Les notes de frais sont un véritable calvaire administratif pour toutes les entreprises : perte des reçus ou tickets de caisse, processus de remboursement long et fastidieux... Pour régler ce problème nous proposons à nos clients la mise en place d’une solution simple, permettant l’automatisation du traitement des dépenses professionnelles, grâce à notre partenaire Jenji. 

Les bénéfices de la digitalisation : fiabilité, traçabilité et satisfaction employé

Ne plus avoir à conserver tous ses tickets de caisse dans une grosse enveloppe pour les envoyer, en fin de mois, à la comptabilité est un gain de temps et de confort non négligeable pour tous. La mise en place d’un outil tel que celui-ci permet donc de gagner en précision en éliminant les erreurs de saisie manuelle et contribue au développement positif de l’image de l’entreprise. C’est aussi la meilleure manière de ne plus perdre ses factures ou autres tickets de caisse.

Tout est immédiatement sauvegardé et analysé par l’outil ! 

Mais alors, comment cette digitalisation fonctionnelle-t-elle ? Quel en est le processus ?

L'application mobile Jenji permet aux collaborateurs de prendre en photo leurs factures, tickets de caisse, ou autres justificatifs, puis la technologie de reconnaissance de caractères (OCR) de Jenji récupère les informations contenues sur les justificatifs. Ces informations sont ensuite organisées et accessibles aux managers ainsi qu’aux équipes comptables pour les vérifications et validations à travers un tableau de bord qui alerte sur les dépassements de seuils. Enfin, les instructions de remboursement et les écritures comptables relatives aux dépenses validées sont générées automatiquement et intégrables aux systèmes de paie et de comptabilité. Le tout est stocké en conformité pendant une durée légale de 6 ans, dans un coffre-fort numérique à valeur probatoire.

Aujourd’hui, Jenji c’est 240 000 utilisateurs actifs par mois dans 131 pays, pour un total de 25 millions de dépenses traitées par mois. C’est également une solution en plein développement, faisant partie des 60 premières Fintech de l’année !

Jenji et Novel Conseil, des partenaires complémentaires  

Nos consultants travaillent main dans la main avec les équipes de Jenji, en intervenant plus particulièrement sur le pilotage de projet et le paramétrage de l’outil. Ainsi, tout en nous appuyant sur l’expertise de l’éditeur nous sommes en capacité d’implémenter sereinement la solution chez nos clients tels que JLA Audit, Bleuforêt ou encore l’Assemblée Nationale.

Notre objectif commun est de garantir un déploiement optimal et de permettre à nos clients de réduire le temps consacré à un processus nécessaire, sans réelle valeur ajoutée, tout en le fiabilisant.